11 Tipps für ein erfolgreiches Zeitmanagement.

Die Zeit scheint sich immer schneller zu drehen. Irgendwann kommt man an den Punkt, an dem man sich selbst fragt, ob man seine Arbeit am Tag noch bewältigen kann. Entweder stressen feste Besprechungstermine oder der Papierstapel auf dem Schreibtisch türmt sich auf, das Telefon hält einen durch Dauerklingeln von der eigentlichen Arbeit ab und die Flut der eingehender E-Mails ebbt einfach nicht ab. Wenn jetzt noch die Kollegen mit terminlichen Sonderwünschen auftauchen, schnellt schon einmal der innerliche Stressfaktor in unbekannte Höhen.

 

Fragen, wie Sie sich Ihre Zeit effektiver einteilen und den Stressfaktor senken können, sind schon einmal ein guter Ansatz.

Lesen Sie die folgenden 11 Tipps einmal durch. Entdecken Sie sich hier und da auch wieder?

 

1. Eigenen Arbeitsstil hinterfragen

 

Die Ausreden, warum Veränderungen in der Arbeitswelt nicht gehen sind vielfältig:

  • Bei uns geht das nicht, die Methoden funktionieren nur bei den anderen
  • Ich würde mich ja verändern, aber die Kollegen ziehen da nicht mit
  • Der Aufwand der Veränderung ist größer als der Nutzen
  • Ich probiere das mal aus, wenn ich nicht so viel zu tun habe
  • ......

 

Reflektieren Sie sich selbst, seien Sie ehrlich mit sich und gestehen sich mögliche Verbesserungen im zeitlichen Ablauf zunächst einmal ein.

 

 

2. Multitasking vs Monotasking

 

Ist Multitaskingfähigkeit am Ende doch nichts anderes, als das Zerhaken vieler zu erledigender Aufgaben in Teilfetzen, um Arbeiten gefühlt parallel abarbeiten zu können?

 

Offizielle Studien deuten immer mehr darauf hin, dass Multitasking doch nicht so gut ist, wie man glaubt.

 

Überlegen Sie, ob es am Ende nicht doch effektiver ist, erst eine Aufgabe vollständig abzuarbeiten, bevor Sie mit einer weiteren beginnen.

 

Und: Ist das eigene Gefühl nicht auch schöner, eine Aufgabe als erledigt zu betrachten, um sich voll und ganz der nächsten widmen zu können?

 

 

3. Delegieren als Führungskraft

 

Erstaunlicherweise halten gerade überarbeitete Menschen nicht viel davon, Aufgaben abzugeben oder selbst auch mal zu delegieren - frei nach der Devise "Im Zweifel muss man eben doch alles selbst machen!"

Lassen Sie es doch mal drauf ankommen! Konzentrieren Sie sich auf Ihre eigenen Stärken und überlassen alles weitere denen, die mehr davon verstehen!

 

Dafür spricht:

 

  • Wenn Sie es lernen, auch mal Aufgaben an andere abgeben zu können, haben Sie mehr Zeit für das Wesentliche.
  • Der zeitlich gefühlte Druck nimmt ab, Sie fühlen sich insgesamt wohler.
  • Kennen Sie die Potentiale Ihrer Mitarbeiter? Durch geschicktes Delegieren können so die erzielten Arbeitsergebnisse sogar verbessert werden.
  • Sie können durch strategisch überlegtes Delegieren Ihre Mitarbeiter effektiv fördern.
  • Sie lernen durch delegieren Ihre Mitarbeiter und deren Ergebnisse besser kennen und können so langfristig mehr Vertrauen untereinander aufbauen.

 

 

4. Die Salami-Taktik

 

Sie stehen vor einem Berg langwieriger, komplexer Aufgaben? Sie fühlen schon am Anfang den innerlichen Frust bevor Sie überhaupt mit der eigentlichen Aufgaben begonnen haben?

 

Gehen Sie nach der "Salami-Taktik" vor. Zerlegen Sie Ihre Aufgabe in kleine Teilabschnitte und planen Sie Meilensteine. Eine leckere Salami verschlingen wir ja nun auch nicht auf einmal, sondern genießen sie immer wieder gern Stück für Stück.

 

 

5. Zeitplanung

 

Wer vorher plant, vermeidet viel Zeitverschwendung. Dabei reichen schon 10 Minuten Planung. Dies spart oft eine Stunde und mehr Zeit! Stellen Sie sich Fragen, wie:

 

Wieviel Zeit plane ich für bekannte, wieviel Zeitpuffer für ungeplante Aufgaben ein?

  • Wieviel Zeit plane ich für bekannte, wieviel Zeitpuffer für ungeplante Aufgaben ein?
  • Wann ist der beste Zeitpunkt für welchen Arbeitsschritt?
  • Was

 

·Wann ist der beste Zeitpunkt für welchen Arbeitsschritt?

·Was muss zuerst erledigt werden, bevor etwas anderes begonnen werden kann?

· Lassen sich Aufgaben kombinieren?

·Welche Mails, Telefonate, Absprachen mit Kollegen kann ich bündeln?

·......

 

Tipp: Zeitpläne die man nur im Kopf hat, werden leichter umgeworfen. Schreiben Sie diese daher kurz auf!

 

 

6. Die wichtigsten Dinge zuerst erledigen

 

Welche Aufgaben haben morgens eigentlich die oberste Priorität?

 

Das wichtigste Selbstmanagement-Gebot lautet: "Plane deinen Tag  so, dass du deine großen Projekte gleich zum Anfang angehst!

 

Die Vorteile liegen auf der Hand:

 

  • Sie stimmen sich besser auf die Aufgabe ein
  • Sie arbeiten konsequent an der wichtigsten Priorität
  • Sie verringern so die Gefahr, sich zu verzetteln. Höchst effizient also!

 

Die wichtigsten Aufgaben verdienen Ihre volle Aufmerksamkeit. Hier, jetzt und sofort. Alles andere dürfen Sie getrost auch mal nach hinten schieben.

 

Daher: Schärfen Sie Ihre Sinne und lernen Sie, Wichtiges von ganz Wichtigem zu unterscheiden.

 

 

7. Ziehen Sie sich auch mal zurück

 

Ermöglichen Sie sich dies wenigstens zeitweise. Social Media, E-Mails und Telefon sind allesamt gute Hilfsmittel - aber eben auch Zeitfresser.

Richten Sie sich daher nach Möglichkeit Zeiträume ein, in denen Sie sich von keinerlei Störquellen ablenken lassen. So können Sie sich voll und ganz Ihrer Aufgabe widmen und effektiv zum Abschluss bringen.

 

 

 

8. Durchbrechen Sie Ihre Verhaltensweisen

 

Mal ehrlich. Kennen Sie das auch? „Aufschieberitis“ - „Das kann ich ja auch noch morgen machen“

 

Jedoch leidet beim wiederholten Aufschieben von Aufgaben gegen einen fixen Endtermin die Qualität des Ergebnisses massiv. Weiterhin entsteht eine persönliche Unzufriedenheit und das Gefühl der Überlastung.

 

Tun Sie es jetzt! Verbannen Sie den Gedanken Aufgaben überhaupt aufzuschieben aus Ihrem Kopf.

 

Tipp: Wenn Sie Arbeits- und Ablageflächen auf ein Minimum verkleinern, verhindern Sie so Ihre Aufgabe buchstäblich für später abzulegen.

 

 

 

9. Denken Sie stets realistisch

 

"Ein Termin bei einem Kunden macht eine halbe Stunde hin, eine halbe Stunde vor Ort und eine halbe Stunde zurück."

 

Falsch. Planen Sie ausreichend Zeitpuffer ein. Zeitfresser, wie ein unerwarteter Stau, einen Parkplatz vor Ort erhalten, den Kunden auf dem Werksgelände mit vorheriger Anmeldung beim Pförtner finden lassen sich nie komplett ausschließen. Und wenn Sie tatsächlich noch fünf Minuten mehr Zeit haben, nutzen Sie diese um sich in Ruhe auf Ihr Ziel im Kundengespräch vorzubereiten.

 

 

 

10. Sagen Sie auch mal "nein"

 

Mal ehrlich. Kennen Sie das auch? „Ich kann so schlecht „Nein“ sagen“...

 

Wer nicht „Nein“ sagen kann, schadet sich am Ende selbst!

 

Übrigens: Die anderen wissen genau, wer nicht „nein“ sagen kann. Ob das wohl auch mal von dem einen oder anderen ausgenutzt wird?

Lernen Sie das charmante „nein“. Geschickt eingesetzt hebt es sogar Ihre Stellung innerhalb der Kollegschaft.

 

 

11. Machen Sie mal Pause

     

Pause ist nicht gleich Pause. Wer sich im Arbeitsalltag erfolgreich einbringen möchte, sollte zwischendurch seine Akkus aufladen. Aber bitte richtig!

 

Schnell noch die E-Mails checken oder noch kurz die neuesten Anweisungen vom Vorgesetzten durchgehen, während auf dem Schreibtisch das belegte Brötchen parallel verzehrt wird....Diese Art von Pause führt mit Sicherheit nicht zum gewünschten Erholungseffekt.

 

Ein kurzes Abschalten von der Arbeitswelt, mal den Kopf frei bekommen von Dingen die nicht funktionieren kann Wunder wirken. Auf jeden Fall hilft es auf lange Sicht Ihrem persönlichen Wohlbefinden.

 

Und wenn Sie sich bei den genannten Punkten selbst wieder erkannt und den einen oder anderen Tipp erfolgreich umgesetzt haben, sollte genug Zeit für Ihre Pause vorhanden sein.

Und wenn Sie sich bei den genannten Punkten selbst wieder erkannt und den einen oder anderen Tipp erfolgreich umgesetzt haben, sollte genug Zeit für Ihre Pause vorhanden sein.

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